工作中是否會面臨腦子鈍塞，遇到途如其來的問題時不知所措；或在對團隊報告、提案時不順暢，時不時會僵在案發現場?
反思— 報告能力不足? 還是思考方式不對?
報告能力不佳、表達困難，無法說服上司或客戶，其實根源是來自於缺乏思考能力之鍛鍊。
不少人也許會苦惱，覺得自己做報告的能力、技巧不好，經驗不夠多，或表達方式不佳，容易緊張、怯場等。有些人漸漸失去自信，抗拒在人前報告；有些人則致力於增進美編能力，美化報告，卻發現再美的外觀之下，仍是無法說服他人的內容。各位不妨換個角度看，調整思考的邏輯、方式，即能大大提升 presentation 的效果及自信。其實任何的報告、溝通討論、言詞表達，都是在做同一件事：即說服他人接受你的想法或做法( or “proposal”)，當然，要被你說服的聽眾也多半有著自己的想法，如兩者不 match，則雙邊會開始拉扯，以期能達到共識，此時，如同大樹的深根，你的邏輯根越深、越穩固，則更有助於對方往你這邊靠 (不被拉走)。而根如何能深、能穩？更多是仰賴你的思考有多全面，有多具邏輯性及說服力，而非表面的口說技能或排版美觀。
人類發展致今，已有諸多商業管理的思考理論、問題解決流程（problem solving process)、邏輯思考法則，如麥肯鍚提倡的MEMC (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)、7 steps Problem Solving、金字塔思考法 (The Pyramid Principle)、亞馬遜的六頁備忘錄會前準備……等，皆為大家耳熟能詳的理論，並常為企業內教育訓練的範本，坊間更有為數眾多的商業、職場管理功具書可供參考。各類「學派」雖不盡相同，但仍可歸納出共通的基礎邏輯，本文分享以下幾點 (也可視為步驟)，為個人十多年職場經歷認為基本該具備的思考能力：
一、確立目標及中心思想 (Identify the purpose & problem)。明確的目標、目標、目標 (purpose / purpose / purpose) 太重要了說三遍也不夠。做任何事情的第一步，請確認你的目標，並用白話文描述出來。多數人會認為，定目標有什麼難？你不妨試試，看手邊現在有什麼處理中的事件或project，然後自問「這個project 的目標是什麼？ or 為什麼你要做這件事？」，用白話文講出來並重覆講三遍 (別在腦裡心裡想，直接講出聲，且最好是有聽眾)，看看三次講出來的內容是否皆一致？也許你會發現比想像中難，多半不是吱吱唔唔，亦或三次講出來的版本前後不一。會造成這現像多來自於對源頭目標未能有自信的掌握，據個人觀察，該現象在亞洲中年的工作者更為明顯，也許來自於該年齡層傳統教育及服從的特性；從上頭接手一個project 時，未花足夠心思釐清源頭便一頭裁入，結果常淪為「不知為何而戰」。所謂萬事起頭難，在kick off 一個專案時，最耗費團隊時間心力的也在這個時期，須把專案各個面向的目標訂義明確，全團隊皆認可這些目標並合作邁進，邏輯式、系統化、全面化的溝通及思考十分重要；此外，也不宜急燥，因一旦目標定訂完成，後面即盡可能別任意變更，所以多花點時間心力醞釀吧。回到方才的例子，若你能十次都很明確的表達出「目標是什麼？為什麼要做這件事？」且經久不變，一個月後、一年後問你，都能很準確的回答出來，那便做到這點了。若為一個合作團隊，那可問問幾位不同的 team member，若大家都能描述出一樣的結果，那這個團隊即掌握了一致的目標。
描述一個事件或目的，要盡可能的以白話文簡潔精要敘述出各項要點。
二、以邏輯、系統化的方式建構問題，接著分析原因。呈上步，「目標」通常不外乎＂解決某個問題 (problem or pain point)＂或＂達到某個境界 (situation or goal)＂，換句話說即是現在這當下你正面臨這個問題、正經歷這個痛點，或達不到這個境界。因此，當目標明確定義後，接下來即為思考「為什麼現在未能達到這目標？」，簡單粗爆的說，這一步就是教你「分析現有狀況，找到真因 (find the root causes)」。在此重點提醒，是「找原因 (causes)」而不是「找解法 (solution)」哦！多數人常會在此時不小心滑太快，還未真正釐清原因就直接迸出解決方法。大家不妨再回去看看手邊正在處理的案子是否有這樣的情形：當團隊在討論，「為什麼會這樣？」時，會突然跑出「啊就怎麼做就好了啊」的聲音，然後莫名的整個團隊就跳過上面的「找原因」，直接在討論這個「阿就怎麼做…」。此為人性使然，人會因為自己的習慣、經歷去評斷某些事，並由過去的經驗給出解決方法，因為這樣最省時，最有效率；但風險就是下了藥卻得不到預期的結果，或短期似乎見效，但過一陣子卻發現仍有問題存在。會有此狀況，常係因為沒找到真正的根因。相同的兩個現像，在不同的時空背景很可能是不同原因導致，所以在這個階段，即便你腦裡已有一百種解決方案，還是建議先緩緩，強迫自己先去「釐清問題，找到原因」。
完整的釐清問題，才能有效的分析原因。MECE 為一種 “解構” 問題好工具，讓你在瞭解問題的過程中不會紊亂。
三、收斂、歸納原因，研擬解決方案計劃。走到這步常常大家會頗為興奮，就如同解題一般，在這個階段即將上述找到的根因加以歸納、整理，並提出解決方案。考試解題，正不正確一翻兩瞪眼；職場上的解方則需經過長時間的驗證才能見真章，不論是導入新流程、新系統、提倡新觀念、甚至新投資，皆不是一兩天即可見其功效。因此，這些解決方案須經過深思熟慮、團隊認可，並有詳細的執行計劃、時程，以及結果的驗證規劃、成功判定標準 (success criteria)……等。
導入解決方案常需耗用大量資源，越完整的工作計劃才能為組織帶來效益。
四、準備你的故事，報告呈現。走到最後一步了，做完上述幾點，免不了的需匯報進度或成果 (即大家最關心的 presentation, reporting, deliverable)，也是本文開頭常讓大家苦惱擔心的。給你打打氣，如果你能重新審視自己或團隊，並完成上面三要點，那八成已不會有報告恐懼症，取而代之的是一股想介紹給大眾的衝勁、興奮感，除了因對全局十分瞭解外，更重要的是你對自己掌握專案的自信已大大提升！那，剩下的兩成呢？在這個階段尚有一個重點與你分享，即為「準備報告的方式」，簡言之，就是你要怎麼講個故事讓聽眾接受你要表達的內容，可稱之為故事線 (story-line)；如同你是位表演家，在哪個橋段要講什麼台詞，哪個階段要出現什麼角色，演出一場好戲，讓大家看完後頻頻點頭叫好，報告如戲，戲如報告啊。良好的故事線，重點在於簡潔的邏輯架構，此外，你必須瞭解你的聽眾 (TA – target audiences)，並面對不同聽眾調整故事線。比如今天匯報同件事情，你很難拿著同一份報告去匯報給同事、主管、經理、副總……等不同對象，必然會針對不同聽眾、甚至不同時間長短、不同報告條件去調整內容。再比方，同一套產品要去推給不同客戶，也最好是先摸熟客人，再針對該客戶製作合適的推廣內容 (promotion kits)。當然，也會常碰到聽眾就是一群普羅大眾，或面對你也不熟悉的新客戶，那就來一份「公版」報告吧 (怎麼講都不會錯的版本，例如大家常見的company profile) 。
故事線為說服聽眾的根基，有邏輯系統由上而下的溝通、或自下而上的演譯皆為常用的方式。
很多時候我們會覺得，「想」有什麼難，不就一天到晚在做的事，為何這麼多商管文章、理論學派在探討「思考」這議題？再反芻前文，這些看似合理平實的道理是否在你的職場或生活中落實呢？其實不容易對吧。許多學者創出方法論，或本篇上列的四點，你可能會覺得：開什麼完笑，每件事我都做到這幾點才能準備報告，什麼事都甭做了，老闆早上擦身而過，轉頭就叫我下午給他個update！當然，並不是要凡事都遵循這些步驟，但我們得明白，思考這件事是需要練習、需要經驗的 (有腦，跟會思考，完全兩回事)。理論的產生，則是可讓你參考、學習及模仿，若你已十分熟練，自然會衍伸出自己的路數，運用自如，亦不會耗費很多時間；想想小時候花了幾天功夫背九九乘法？看著墊板上滿滿的 2×1 到 9×9，不可思議怎麼背得起來，但幾天後這些數字卻跟著自己一輩子。人生、職場之路漫長，盡可能的練習吧，讓自己的腦子習慣這些思考方式，發展出最適合自己的思考SOP，並熟練到如同肌肉記憶般反應，相信對你的職涯及生涯都會是一大進展。
